Wir versuchen für jedes Mandat individuelle, maßgeschneiderte Lösungen zu finden, weil jedes Start-Up mit ihrem sehr individuellen Businessmodell zu uns kommt. Eine der ersten Fragen in unseren Gesprächen dreht sich daher in der Regel um die richtige Wahl der Gesellschaftsform und des Firmennamens für die deutsche Niederlassung. Im Ergebnis gründen wir häufig eine Tochtergesellschaft, wie zum Beispiel eine GmbH. Eine Firmenneugründung ist jedoch nicht zwingend immer die beste Lösung.

Für Start-Ups Im Bereich Zahlungsdienstleistungen gibt es z.B. bestimmte Genehmigungserfordernisse, die in Europa allein durch die zuständige Heimat-Aufsichtsbehörde erteilt werden. In einem solchen Fall kann es daher vorteilhafter sein, z.B. eine Zweigniederlassung in Deutschland zu gründen.

Um möglichst einen Zeitverzug des Go-To-Market für unsere Mandant:innen zu vermeiden, sind solche strategischen Überlegungen ebenfalls Gegenstand unserer Beratung.

Nach Abschluss der Wahl der Gesellschaftsform und des Firmennamens werden die Gründungsunterlagen durch Ad Fontes erstellt und von einem Notar beurkundet. Hier bieten wir unseren Mandant:innen an, dass wir Sie vor Ort beim Notartermin vertreten, sodass die Geschäftsführer:innen mit Auslandswohnsitz nicht extra aus Ihrem Heimatland anreisen müssen. Wir arbeiten mit Vollmachten und einem ausgewählten Netzwerk von Notar:innen, die uns gut kennen und mit denen wir vertrauensvoll zusammenarbeiten.

Wir können so auch Mandate, bei denen die Zeit drängt erfolgreich durchführen. Wir übernahmen z.B. auch schon kurz vor Jahreswechsel noch ein Mandat für eine Kapitalerhöhung, die vor dem 31.12. abgeschlossen sein musste. Trotz schon abgelaufener Fristen des Berliner Registergerichtss konnten wir zusammen mit dem Notar noch eine Punktlandung hinlegen und die Eintragung der Kapitalerhöhung wie vom Mandanten geplant durchführen.

Ein Start-Up unterscheidet sich fundamental von Existenzgründer:innen. Natürlich können wir diese auch zu unseren Mandant:innen zählen, hier gehört jedoch die Skalierbarkeit des Businessmodells nicht zu den vordringlichsten Aufgaben und, dass Wachstum ist zumeist nur räumlich beschränkt. Auch hier bieten wir nach Gesprächen mit unseren Mandant:innen individuelle Lösungen an. Im Gegensatz dazu kommen Start-Ups meist bereits mit fertigen Vertragsunterlagen aus ihrem Heimatmarkt zu uns, die dann für den deutschen Markt angepasst werden müssen. Die angepassten deutschen Unterlagen sollen sich meist nicht zu weit von den ursprünglichen französisch- oder englischsprachigen Vertragsunterlagen unterscheiden, damit ein einheitliches Auftreten des Start-Ups länderübergreifend gewährleistet werden kann.

Insofern ist die Beratung eines Start-Ups im Regelfall auch zeitintensiver. Konkret kann man dies am Beispiel des Widerrufsrechts verdeutlichen. Um ein funktionierendes Businessmodell für den deutschen Markt zu skalieren, müssen daher z.B. beim Verkauf von Dienstleistungen und/oder Produkten im Bereich B2C auch die tatsächlichen Voraussetzungen durch das Start-Up in Deutschland geschaffen werden, damit Verbraucher:innen ihr gesetzlich vorgeschriebenes Widerrufsrecht ausüben können. Hier sind nicht nur rechtliche Überlegungen notwendig, sondern auch Best-Practices, die wir gemeinsam mit unseren Mandant:innen anhand der rechtlichen Vorgaben und mit praktische Lösungsmodellen entwickeln.

Die Gesellschaft wird durch den Gesellschaftsvertrag gegründet. Der Gesellschaftsvertrag legt die Rechtsform und den Gesellschaftsgegenstand fest. Er regelt außerdem wesentliche Rechte und Pflichten zwischen den Gesellschaftern. Gerade für Konfliktsituationen stellt er damit ein wichtiges Element dar. Bestimmte Inhalte sind dabei gesetzlich vorgeschrieben und müssen zwingend im Gesellschaftsvertrag festgehalten sein. Zudem besteht aber auch Freiraum für die Gesellschafter:innen weitere Regelungen zu treffen, so z.B., die wesentlichen Rechtsbeziehungen der Gesellschafter:innen, die Leistungen, Beiträge sowie die Haftung der Gesellschafter:innen.

Bei der Gründung und der Führung des Start-ups stellen sich verschiedene finanzielle und steuerrechtliche Fragen, die oft eine Fachberatung erfordern (Steuerrechtliche Anmeldung, Bilanz etc.). Hinzu kommen die konzerninternen Berechnungen von Dienstleistungen zwischen Mutter- und Tochtergesellschaft, was komplexe grenzüberschreitende steuerliche (und wirtschaftliche) Fragen aufwirft und vertragliche Absprachen zwischen Mutter- und Tochtergesellschaft erfordert. Hier wurden die gesetzlichen Bestimmungen in Deutschland erst vor kurzem reformiert.

Es ist außerdem zu beachten, dass solche vertraglichen Regelungen z.B. auch die französische Steuerverwaltung tangieren, da durch die Festlegung der Transferpreise, natürlich auch das steuerliche Ergebnis der französischen Muttergesellschaft betroffen ist. Damit diese Absprachen für das deutsche Finanzamt akzeptabel sind, müssen die Vergütungen der konzerninternen Dienstleistungen im Voraus gemäß schriftlichen Verträgen festgelegt werden. Sie müssen außerdem dem Fremdvergleichsgrundsatz (arm’s lenght principle) entsprechen. Der Fremdvergleichsgrundsatz muss bei den deutschen Steuerbehörden nachgewiesen werden. Da es sich um grenzüberschreitende Dienstleistungen handelt, sind die Anforderungen an den Nachweis höher als auf rein nationaler Ebene. Darüber hinaus ist auch eine formelle Dokumentation der Verrechnungspreise erforderlich. Dies ist bereits bei einem Umsatz von 600.000,00 EUR im laufenden Geschäftsjahr notwendig.

Die Lohnbuchhaltung hält für Start-Ups viele Hürden bereit. Allein die Tatsache, dass es in Deutschland über 100 Krankenkassen gibt, verursacht einen nicht zu unterschätzenden Verwaltungsaufwand. Neue Mitarbeiter:innen, die von einem anderen Unternehmen zum Start-Up gewechselt haben, äußern häufig Wünsche bzgl. der Entgeltumwandlung und der Übernahme von Zusatzversicherungen, von denen sie bereits in ihrem vorherigen Vertrag profitiert hatten. Die Feinheiten des deutschen Sozial- und Arbeitsrechts stellen die HR-Abteilung der zumeist noch ausländischen Muttergesellschaft vor große Herausforderungen. Wir erarbeiten die spezifischen deutschen Arbeits- und Sozialrechtsanforderungen gemeinsam mit Ihnen und bieten dabei eine umfangreiche Beratung an. Die Softwarelösungen, mit denen Start-Ups sonst gern arbeiten, um die Lohnbuchhaltung selbst durchzuführen, bieten dabei nur begrenzte Antworten. Eine gute Beratung ist zumeist der bessere und sichere Weg. Hier können Probleme auf kurzem Dienstweg mittels Telefons schnell gelöst werden, und nicht erst bei Kontrolle durch die entsprechenden Behörden oder bei aufkommenden Versäumnissen bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses. In diesen Fällen können Lösungen nur unter großen Schwierigkeiten und Kapitaleinsatz gefunden werden. Gute Beratung durch Ad Fontes ist auch hier der bessere Weg, jedenfalls so lange, bis auch die Tochtergesellschaft eine eigene HR-Abteilung aufbauen konnte.

Auch das deutsche Arbeitsrecht hält viele Überraschungen und Fallstricke bereit. Allein die Tatsache, dass eine Kündigung in Deutschland schriftlich erfolgen muss, um wirksam zu sein, sollte in der praktischen Ausführung nicht unterschätzt werden. Eine E-Mail erfüllt diese Schriftform nicht und spätestens im Arbeitsgerichtsprozess gibt es dann böse Überraschungen, wenn hier nicht genau nach den Vorgaben des deutschen Arbeitsrechts vorgegangen wurde. Auch um die sofortige Zurückweisung einer Kündigung zu verhindern, entwickeln wir für unsere Mandant:innen interessengerechte Lösungen z.B. über die Ernennung eines Prokuristen in der deutschen Tochtergesellschaft (wo möglich). Dies ist meist die einfachere Variante gegenüber einer Handlungsvollmacht, da letztere bei Kündigungen immer im Original vorgelegt werden muss.